时间管理-第4节

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地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你
对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可
以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向
盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前
进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的
事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。
2．生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成：
健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天
的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活
的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，
其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。
3．桌面杂乱。研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半
钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是
这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水
的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌
面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工
作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到
所要的东西。
4．睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间
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通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚
睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力
加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划
好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其
次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。
5．不吃午饭。许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望
取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效
率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15　分钟的午饭和休
息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴
功”这句老话就明白了。
时间的四个象限
我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：
1．　重要并且紧急：它们是危机任务
2．　重要但不紧急：它们是新的机遇
3．　紧急但不重要：它们是日常事务
4．　既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多？　答案是第4　象限的
杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3　象限，因
为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。
以减少处理1、2　象限的时间为代价，处理3、4　象限的事务，
是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2　象限
上。
你可以把要做的事情列出来，分门别类地划入四个象限，然后
决定为它们花费多少时间。
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高效时间管理的秘密在于第2　象限。如果你把精力集中于第2
象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出
现的危机。
每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情，是保持领先的方
法。通过这样做，你把宝贵的时间储存起来，在以后面临突发事件
时，便能动用你的储蓄，在紧迫的时间压力面前应付自如。
假设你有100　元钱，20　元买了冰淇淋，70　元存入了银行，还
有10　元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了，存入银行的钱
被储存起来，丢失的钱则白白损失了。
每天的时间和这100　元钱一样，有些时间被“消费”，你得到了
享受，有些时间被“储存”，为今后节省了时间，有些时间则白白浪
费。
像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况，合理地消费
掉一部分，坚持储存一部分，减少浪费的时间，你会慢慢地变“富
裕”，拥有丰富的人生。
这些时间属于消费部分：吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……
这些时间属于储存部分：思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分：无谓的等待、做不需要做的事、无聊
的旅途……
计算你的时间成本
你的每个小时价值多少？
首先，计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人，把工
资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总，
除以工作时间，求出每小时的成本。如果你自己工作，也可以按相
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似的方法求出每小时的成本。
得到这个数字后，加上一定的利润率，就得出为了维持平衡、
你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值，如
果低于这一数字，你的活动就只是在消耗，而没有创造。
使时间增值有两层意思，一是使你获得更多自由时间，二是使
每单位的时间能为你提供更多回报。
例如，你完成某件工作，每次需要10　小时的时间，花5　小时
学会一种新方法以后，每次完成相同的工作只需要7　小时时间，那
么，学习新方法的那5　个小时使你的时间得到了增值。
再如，当每小时只能赚10　元钱的时候，每个月要赚1000　元的
话，每天必须工作5　小时。每小时能赚100　元时，每天只需工作半
小时就能维持每月1000　元的收入，从而获得更多自由时间。
无疑，时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。
不过，努力使时间增值时，要明确自己的目标是丰富人生，避免把
增值手段当成终极目标，否则，反而会成为这些手段的奴隶，例如，
当初赚钱是为了获得更大自由，赚到钱后，钱反而成了负担，成天
忧心如何使钱生钱，时间在其间飞逝无踪。
每天多出一小时
每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造
时间的方法异常简单，同时相当有效。如果每天早起一小时，一年
就可以创造出额外的10　个星期！
如果你是一个雇员，不论你的工资有多少，都只是在为他人创
造财富。即使你的工作创造了巨大的利润，也只能分得其中的一小
部分。如果你使用这10　个星期，为自己工作，则能得到大部分收
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益。
第一次早起可能会不习惯，不过，随着次数的增多，早起会越
来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。
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第七天
经过前面六天的学习，我们已经掌握了时间管理的基本内容。
今天，我们做些什么呢？让我们来阅读一些资料，轻松地结束这一
周的学习。
我们有太多的事情要做。每件事看起来都能带来很多好处，但
就算每天的时间延长一倍，我们也无法把所有的事情完成。虽然我
们不能完成每一件事情，但我们肯定有足够的时间来做好重要的事
情——如果我们控制着局面。
如何控制局面，使自己能够完成重要的事情，是良好时间管理
的秘诀。它使我们挣脱“该做的事”的包围，去进行“想做的事”，
从而主动掌握时间。你每时每刻都在进行战斗，对手是你要完成的
各种事情，如果你失去主动权，就会被它们牵着鼻子走，进行一场
不会胜利的消耗战，因为你的时间是有限的，而琐事是无穷无尽的。
你是否意味到这样一场战争的存在？
你每天花费多少精力用来制订计划、指挥你的时间大军？
你有否想过怎样在这场战争中取胜？
你的下一个目标是什么？
每个人就像在时间银行开设的一个帐户，将所有的时间提取完
毕后会自动销户。时间是我们在世间唯一的资本，健康、事业、爱
情、亲情、友谊、金钱……　这些宝贵的东西都需要我们通过精心
经营时间来获得。可是，我们是否给予了时间足够的关心？
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我们应做这样几件事情：
1．　计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的
财富；
2．　了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；
3．　保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门
外；
4．　投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。
完成这几件事情以后，我们会对自己的时间有更多了解。
在开始计算时间之前，我们先了解一些有趣的数据，虽然这些
数据来自美国，但对我们还是有参考价值的：
#　工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平
均每天少于2　分钟。　
#　工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30
秒钟。　
#　80％　的人不想在星期一早上上班。只有60％的人不想在星
期五上班。　
#　人们一般采用13　种不同的方法管理他们的时间。　
#　人们一般每8　分钟会收到1　次打扰，每小时大约7　次，或
者说每天50…60　次。平均每次打扰大约是5　分钟，总共每
天大约4　小时，也就是约50％。80％（约3　小时）的打扰是
没有意义或者极少有价值的。　
#　平均每天，全国有170000，000　个会议。　
#　每天自学1　小时，7　小时一周，365　小时一年，一个人可
以像全日制学生一样学习。3…5　年就可以成为专家。　
#　95％的书籍是由5％的人购买的。所有的出版物中间95％没
有派过一次用场。　
#　如果经济独立了，97％　的工人不愿意为他们的老板干活或
者从事他们现在的职业。　
#　20％的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80％的时间用
在了无意义的事情上。　
#　过去20　年里，工作的时间增加了15％，娱乐闲暇时间减少
了33％。　
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#　一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或
者多余耗费花1　个半小时，每周7　个半小时。　
#　平均阅读速度大约是每分钟200　个词，如果每个工作的人
每天阅读2　小时，将其阅读速度提高到每分钟400　个词，
则每天可以节约1　小时时间用于工作。　
#　参加健美活动的人90％会在开始的90　天内半途而废。　
#　10　个人中有9　个人会在会议开始的时候做白日梦。　
#　60％　的会议出席者会做记录以显示他/她在听。　
#　上班族中间，40％的人　不吃早饭，39％不吃中饭。吃中饭
的人当中50％的人吃中饭的时间在15　分钟以下。　　
#　形成新的工作习惯或者情感一般要用30　天。　
#　爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1　倍。75％　
的心脏病发生在当地时间的早上5：00　…　8：00　。心脏病最
容易在星期一发作。　
#　25％　的病假是因为生病而假，75％的病假是其他理由而假。　
#　我们感到要发生的事情95％不会发生。　
#　每周5　天，每天花5　分钟改进自己的工作，在5　年里将导
致同一个工作被改进1200　余次。　
#　三分之一的人每年调换工作1次。　
#　五分之一的人一年搬家一次。　
#　70％　的人希望拥有自己的公司。　
#　75％　的人都说自己太累。　
#　上班族的平均睡觉时间是每晚6　小时57　分。　
#　80％　的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。　
#　受邀开会的人80％希望在日期和时间方面具有选择性。　
#　善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花
在值得的事情上。　
#　时间管理当中最有用的词是〃不〃。　
#　企业界的人用笔记本记录下来的事情70％是“不得不做”
的。　
#　企业界的人用笔记本记录下来的事情5％是“不得不做并且
想做”的。　
#　做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一
倍。　
#　如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如
果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自
己一天做12　件事情，则会完成7…8　件事。　
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#　花1　个小时进行计划，行动时会节约10　小时。　　
#　〃20/80　规律〃。80％的结果来自20％的努力；20％的结果来
自80％的努力。　
#　我们能够记住10％的阅读信息，20％的听觉信息，30％的视
觉信息；50％的视觉和听觉信息，70％的表达信息，90％的
行为信息。　　
#　上班的人平均每天发出和接收190　条讯息。　
#　我们现在拥有的知识，有一半是在近10　年内产生的。也
就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每
18　个月再翻一番。　
数字往往会揭露一些意想不到的真相。这些数据是否令你吃
惊？
现在，我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出
以下数字：
1．　你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时
间睡觉？
（过多或过少的睡眠都