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第98节

卡耐基成功全集之二经营管理方略-第98节

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尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器,或足以使消失的资料再 起死回生的软件,但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体,它仍然会遭遇到 
一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故,都 有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意:
信息化公司应该了解,大型系统所承担的风险,小型系统也一样会发生。 于是,备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代,备
存行为仍被一般人所忽视,事实上,备存即是复制,复制即是将资料提供给 多数人共有,例如以多数人为对象的印刷,以少数人为对象的复印。人们习 
惯于这样的复制文化,却不习惯危机管理的复制——备存文化,因此才会导 致资料的动辄流失。所以,所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动 
备存系统,每个人对自己的工作体系,也应该具备备存的观念及技术。电子 资料整理最基本的工作是:
请认真地继续复制磁碟片。 当你利用文字处理机和电脑输入资料时,必须另外准备复制用的磁碟
片,即使你使用的是一般套装软件,也要将原版先复制一份,然后使用复制 版作业,原版则备为意外状况发生时,依旧能保存原有资料。
在输入文件或资料的作业过程中,仍不要忘了进行磁碟片的备存工作, 最好是每隔 1 小时备存一次,以避免意外事故发生时,浪费时间。其实,每 隔 15 
分钟备存一次是最理想的做法,如果机器没有自动备存机能,那么装一 个定时器在机器上,随时提醒自己,也是一种变通方式。当一天的工作完成 
时,再将所有磁碟片内容全部拷贝在备用磁碟片上。大容量的硬式磁碟也是 一样。
在输入资料的过程中同时进行备存的工作,等到作业终了,再将资料拷 贝于软式磁片上。一张 20MB 的硬式磁碟,大概需要 20 几张 3。5 英寸软式磁 
片,因此使用硬式磁碟前,就应该先把软式磁片购齐。当然,硬式磁碟的备 存工作是相当耗时的。最近市面上广为流行的 50MB 及 100MB 硬式磁碟,绝大 
多数都有自动备存的软件,而专门供备存用的软件程式也有销售,只是再投 资大量的资金,倒不如将每日的备存工作,列为例行作业的一部分。除此之 
外,磁碟片的保存必须依其主题名称分类归档,以便于日后的整理、查询。
(7)异型机种间的资料互换术 使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式
磁碟为例,它的规格包括 8 英寸、5 英寸、3。5 英寸及 2 英寸数种,它的资料 密度也从 IS(单面单密度)到 
2HD(双面高密度)等不一,再加上厂牌机种
的不同,记录方法各异,彼此之间很难达到完全互换的效果。 不过,以个人的工作范围来说,有三种方法可以弥补资料互换性的不足:
A 购买新机种时,选择可以和过去机种互换资料的机器。B 将异型机种的资料 转换成自己机种可以阅读的方式。C 选择以标准规格系统来保存资料的机 
种。关于第一点,必须特别注意的是,即使是同一家厂商,有时刚出厂的新 机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料,现在 
的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行:a。利用资料转换服务 中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的 
机种或磁碟片型式。b。购买资料互换电脑或互换软件,自行变换。不过这种 方法需投资数万至数十万元的费用。c。使用电脑或文字处理机里的通信机能 
予以转换。对文字资料来说,是最简单的方法,但必须在电脑或文字处理机 附有通信机能的前提下方可进行。
基本上,电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料, 即使机种互异,彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种, 
一种是利用电子传送法,将 A 机的文件经电话输入电脑网络中,再以电子传 送方式转入 B 机里;另一种方式则是将 A 机与 B 机直接连结于通信用的交叉 
通信电缆,利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料, 并不只限于单纯的文字资料,因此它对异型机种的资料互换贡献,已使它成 
为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法,则可请教制造商或 代理商。
至于选择标准规格的系统,只是由于它的共同性,有助于各种机器的资 料互换工作。今后若是想购买文字处理机,不要忘了选择可以阅读标准规格 
系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差,但是由于它能互换新旧 机种间的资料,所以,不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手 
提式文字处理机,作为你个人的资料互换机。
5。“电子资料整理”注意事项 电子资料整理应注意八点:(1)电子资料的整理是将看不到的保存资料加
以整理,使之能一目了然;(2)注意资料规格的统一,并事先加以整理、保存, 以便能随时调出必要的资料;(3)录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡 
带”的理想状况;(4)当录音带内容的重复使用机会不多时,在短期的保存之 后,应重新利用,以避免卡带泛滥成灾;(5)有必要保存的录音带,贴上与主 
题相同的索引后,放入档案袋中;(6)在录像带上加注时间数据,以便清楚了 解每段画面的所在位置;(7)磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档 
案袋;(8)磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。


照片资料整理技巧
再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代,每个人都小心翼 翼地将照片粘贴于相册上;当傻瓜相机的时代来临时,冲印已经普及,这时 
胶卷和相册堆积如山,反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒 介所无法替代的功能,以致于未遭淘汰的命运。
照片主要有五项功能:(1)捕捉瞬间的美;(2)弥补模糊不清的记忆;(3) 一张照片足以传达比一百句话更多的信息;(4)记录鲜明的映像;(5)能使用 
于印刷媒体上。在资料工作上,照片相当重要,尤其对报纸、杂志媒体来说, 照片的存在不容忽视。
1。以时间顺序整理照片资料 整理文件资料的首要原则,即是要按音序的排列顺序,而在整理照片时,
却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间,也是冻结时间 的一种记录。当看到一张照片时,脑海里首先浮现的即是“何时拍的?”所 
以,整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。这就是结论!
拍照结束后,要有效地整理照片、胶卷、幻灯片等资料时,必须连同有 关资料一齐放入“山根式袋式档案”。整理照片最头痛的莫过于随之而来的 
一些存放袋了,如果连同这些垃圾一齐存放,你会发现整理工作愈来愈难; 所以你一旦决定了照片的整理系统,就要事先购买好多年的整理用品,因为 
市面上具有完整资料整理用品的制造商不少,但是中意的用品突然销声匿迹 了,却是经常发生的事,一旦使用的工具没有了,整理工作也就无法长久持 续下去。
2。整理照片资料的技术 照片的整理工作,从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例,
尽管“同步冲洗”(即冲出负片,接着便洗出照片)已成为时代新趋势,但 是如果顾及整理的工作,最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功,是否 
值得冲印,把所有底片同步冲洗的做法,就是一种资源的浪费。尤其是工作 摄影,值得冲印的照片往往只有其中数张,利用“同步冲洗”是一大浪费。 
所以,当底片送交冲印店时,只须冲出负片即可,如果非要同步冲洗不可时, 也莫忘了附带进行黑白压条(黑白负片一样尺寸照片)的冲印。另外,由于 
黑白底片本身只有黑白两色,若想从负片上判断照片的优劣,或许是一件吃 力的工作,因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块(压条),再用放大镜检 
查,或许效果比较理想。
选择较具意义的照片加以放大冲洗,可能要比漫无目的的冲印方式更具 鉴赏和保存价值。如果经费充裕的话,将底片直接进行彩色压条工作,则效 果更佳。
(1)底片的整理 一般冲印的负片通常是六格一段、七段为一组,不过因为底片大小规格
不尽相同,在整理上可能很不方便,因此在选购底片时,应尽量选择规格相 同者。另外市面上出售一种上端两个孔、下端附有索引标签的底片袋,可作 
为收藏底片的档案夹。若是已冲制成黑白压条,也要裁成和底片相同的尺寸, 然后放在底片的下侧,并注明索引。例如某卷底片是 1989 年 5 月 8 
日调查美 国电子产业 12 卷底片中的第 3 卷,那么就要在索引上注明“19890508 美国 电子产业调查 
3/12”,或是直接以圆珠笔记录于底片套上。
如果照片档案袋要与资料档案袋放在一起,则可选择标示同一主题的档 案袋,将资料、照片一起收存。照片的保存方式应分为两套分类系统,一套 
是专门收存照片的档案,一套是按主题分类的照片和资料档案,这种方法虽 然较为麻烦,不过却是整理照片的唯一方法。把照片视为一种资料来处理, 
可能会比单纯的剪贴相片更有趣的!
(2)幻灯片的整理 幻灯片(正片)除了具有放大投影的功能外,在印刷作业上,它的色彩
浓度要比普通照片更为理想。不过由于正片的体积小、内容不易辨识,在收 存整理上也颇为棘手。一般地,购买正片摄影,如果不是考虑印刷上的使用 
效果,或者制成可以投影的幻灯片,一旦采用正片后,就必须先加以整理、
保存,以利于日后的检索方便。 首先,正片和负片一样,必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、
删除,因此整理正片应具有丢弃的勇气,尤其一些没有资料价值的正片,可 能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期,如果有外借或移 
交印刷厂印刷的情形,更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片 档案,目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”, 
包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其 中最便利的,还是一次足以容纳 20 张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机 
器是将正片放在聚光平台上,直接上下左右移动,即可找出想看的正片,不 象传统的幻灯机,必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”, 
直接将正片置于其上,即可迅速检索正片内容,也是相当利于整理的辅助工 具。不过这些新型的辅助工具,由于一次可容纳 20 张正片,在整理上就必须 以 20 
张为一单位,这样,这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。 在不影响正片的情况下,必要时可以将档案袋裁开以便收存。
(3)摄像机录像带的整理
摄像机是一种将摄入的影像记录在 2 英寸磁碟片的划时代信息机器。它 的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有 
一段时间,因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说, 也就是把需要保存的画面转录到 VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及,它的 
电子照片也处处可见,尤其是 VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带 和摄影机的磁碟片性质颇为相似,摄影机的一格画面,约可转录成 5 秒钟的 
录像带,因此若将 T-120 录像带用标准速度使用,约可容纳 1440 个画面; 若是用 3 倍速度使用,则可容纳 4320 
个画面,俨然是另一种信息压缩功能。 转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用,若是具有保存价值的重要记 录,则可存入档案袋中。
3。“照片资料的整理”注意事项 照片资料的整理应注意五个事项:(1)照片资料是一种时间记录,最好能
按照时间顺序来整理;(2)底片与黑白压条(相版)应成对放入档案袋中;(3) 尽量少用同步冲印,仅选择有必要的画面冲放照片,并和文件资料一齐放入 
相同主题的档案袋中;(4)正片只能利用现成的整理系统加以保管;(5)选择 摄像机磁碟片中可用的画面,转录于 VHS 录像带中保存起来。


人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不 到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同,有人不论 
是莫逆之交或一面之缘,皆把对方视为个人资产纳入通讯录中;有人只登录 

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