职业常青-第23节
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（3）操练：时间管理既是一种观念，更是一种技巧。观念与行为之间还有一段差距，你必须经常地去演练，才能养成良好的时间运用习惯。
（4）决心：下定决心持续学习演练，直到能运用自如。
◆策略性的目标设定
譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样的，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3％的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。长时间的跟踪研究发现，当初订下目标的3％学生，其成就远超过其余97％学生的总和。
一般人不愿为自己设定目标的三个原因：
恐惧：怕万一达不到怎么办？他们被想象中的失败吓住，没有承担失败的勇气；
无此意愿：为何要设定目标，认为每天过得好好的就可以了，这种人得过且过；
将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。
在设定你的目标时一定要参照目标设定原则目标要具体；目标必须是可衡量的；目标是可能实现的；目标是切合实际的；一定要设定时间表。
耶鲁大学的目标设定七个步骤：
（1）先拟定你期望达到的目标，一个人需要在三方面设定目标：个人家庭生活；职业生涯和财务目标；个人发展和专业发展。
（2）列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标是想买房子，那么你应该详细列出买房子对您有哪些好处。
（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举。
（4）列出所需资讯：思索需要哪些知识、协助、训练等。
（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出。
（6）制定行动计划：一定要有一个细致的行动计划，将要办的事务与你的时间一一对应。
（7）严格设定达成目标的期限。
◆设定优先次序
每个人每天都有非常多的事情要做，时间管理的基本步骤之一是确定事务的优先次序；同时，职场实践证明，会设定优先次序是获得快速晋升的一个主要秘诀。
时间应如何运用才最有价值？一个重要的观念是要做〃对〃和重要的事情，而不是把事情做对。一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做〃对〃的事情才会有高效能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。
根据柏拉度80/20定律，在日常工作中，一定有20％的事情足以决定你80％的成就。要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类。一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易达成。
设定优先次序，可将事情区分为五类：A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=可以委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。
第56节：提高〃生产力〃
◆规划与组织
成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。
规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30％以上。
保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。
文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％…90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。
◆提高〃生产力〃
一般人只用50％的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；
用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事；
要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间；
工作中断时，要有〃回去工作〃的驱动力；
要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果；
维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。
◆有效的专案管理
当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：
规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单；
定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面；
设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；
判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；
指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；
检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做；
风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其他方案可以替代。
在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。
墨非定律：凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。
◆沟通与说〃不〃
工作时间中有75％的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，85％决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。
在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持？在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。
在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说〃不〃拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。
有些人在拒绝对方时，因感到不好意思而不敢据实言明，致使对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。当你语意暧昧地回答：〃这件事似乎很难做得到吧！〃原来是拒绝的意思，然而却可能被认为你同意了，如果你没有做到，反而会被埋怨你没有信守承诺。
所以，大胆地说出〃不〃字，是相当重要却又不太容易的课题。有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由；有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝，各有不同。以下是几种如何说不的建议。
第57节：要事第一、事半功倍
直接分析法：直接向对方陈述拒绝对方的客观理由，包括自己的状况不允许、条件限制等。通常这些状况是对方也能认同的，因此较能理解你的苦衷，自然会自动放弃说服你，并觉得你拒绝得不无道理。
转移法：不好正面拒绝时，只好采取迂回的战术，转移话题也好，另有理由也可以，主要是善于利用语气的转折温和而坚持，绝不答应，但也不致撕破脸。比如，先向对方表示同情，或给予赞美，然后再提出理由，加以拒绝。由于先前对方在心理上已因为你的同情使两人的距离拉近，所以对于你的拒绝也较能以〃可以体会〃的态度接受。
不用开口法：有时开口拒绝对方不是件容易的事，你往往在心中演练许多次该怎么说，一旦面对对方还是下不了决心，总是无法启齿。这个时候，肢体语言就派上用场了。一般而言，摇头代表否定，别人一看你摇头，就会明白你的意思，之后你就不用再多说了。另外，微笑中断也是一种掩体的暗示，当面对笑容的谈话，突然中断笑容，便暗示着无法认同和拒绝。类似的肢体语言包括，采取身体倾斜的姿势，目光游移不定、频频看表，心不在焉。
一拖再拖法：如果已经承诺的事，还一拖再拖是不明智的，这里的一拖再拖法指的是暂不给予答复，也就是说，当对方提出要求时你迟迟没有答应，只是一再表示要研究研究或考虑考虑，那么聪明的对方马上就能了解你是不太愿意答应的。其实，有能力帮助他人不是一件坏事，当别人拜托你为他分担事情的时候，表示他对你的信任，只是自己由于某些理由无法相助罢了。但无论如何，仍要以谦虚的态度，别急着拒绝对方，仔细听完对方的要求后，如果真的没法帮忙，也别忘了说声〃非常抱歉〃。
要事第一、事半功倍
→做正确的事情
管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中郑重指出：〃效率是'以正确的方式做事'，而效能则是'做正确的事'。〃
效率和效能实际上都不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能，但在效率与效能无法兼顾时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。
在现实生活中，无论是企业的商业行为，还是个人的工作方法，人们关注的重点往往都在于前者：效率和正确做事。但实际上，第一重要的却是效能而非效率，是做正确的事而非正确做事。
〃正确地做事〃强调的是效率，注重的是让人们更快地朝目标迈进；〃做正确的事〃强调的则是效能，着重点是确保人们的工作是在坚实地朝着正确的目标迈进。换句话说，效率重视的是做一件工作的最好最快方法，效能则重视时间的最佳利用这包括做或是不做某一项工作。
麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是，每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在〃做正确的事〃。〃正确地做事〃与〃做正确的事〃有着本质的区别。〃正确地做事〃是以〃做正确的事〃为前提的，否则，〃正确地做事〃将变得毫无意义。首先要做正确的事，然后才存在正确地做事。试想，在一个工业企业里，员工在生产线上，按照要求生产产品，其质量、操作行为都达到了标准，他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主，没有用户，这就不是在做正确的事。这时无论他做事的方式方法多么正确，其结果都是徒劳无益的。
倡导〃正确地做事〃的工作方法与倡导〃做正确的事〃的工作方法，其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动接受的，而后者是进取创新的、主动的。
麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔·格林绍曾指出：〃我们不一定知道正确的道路是什么，但却不要在错误的道路上走得太远。〃这是一条对所有人都具有重要意义的告诫，他告诉我们一个十分重要的工作方法，如果我们一时还弄不清楚〃正确的道路〃（正确的事）在哪里，最起码，那就先停下自己手头的工作吧！
【自测自评】你现在做的事情重要吗？
为了避免成为一个空谈主义者，你必须立即行动起来。首先该做的就是将你的宏观目标化为明确的具体目标，化为实际可行的目标，并且立即朝着这个目标彻底�
